Nëse dikush ju zhgënjen ose ju ndodh diçka zhgënjyese, është krejt normale të ndiheni të mërzitur, të frustruar ose të zemëruar plotësisht. Por, shpesh, përgjigja më e mirë është të jeni të qetë dhe të mbledhur, në mënyrë që të shprehni shqetësimet dhe zhgënjimet tuaja në mënyrë profesionale. Të shprehesh profesionalisht nuk është e vështirë të bësh nëse mban një mendje të ftohtë dhe ruan gjakftohtësinë tënde. Pavarësisht nëse zgjidhni të komunikoni zhgënjimin tuaj me email, letër, ose personalisht, ka të bëjë me përdorimin e gjuhës së duhur dhe sjelljen e duhur.
Hapa
Metoda 1 nga 3: Dërgimi i një E -mail Profesional
Hapi 1. Përdorni email për të shprehur zhgënjimin në lidhje me një çështje të lidhur me punën
Nëse jeni të zhgënjyer me një bashkëpunëtor ose menaxher, emaili është një mënyrë e shkëlqyeshme për të shprehur zhgënjimin tuaj, duke mbajtur gjithashtu një regjistër dixhital në rast se shfaqen probleme në të ardhmen. Ju gjithashtu mund të dërgoni një email nëse refuzoheni për një mundësi të mundshme pune.
- Një email është gjithashtu një mënyrë e mirë për të komunikuar zhgënjimin tuaj tek shefi juaj nëse ata mohojnë një kërkesë për diçka si pushime ose një ide që ju sugjeruat.
- Edhe pse mund të dëmtojë ndjenjat tuaja, është gjithmonë një ide e mirë të dërgoni një email vijues pasi të jeni refuzuar për një punë.
Hapi 2. Shkruani një linjë të shkurtër dhe të drejtpërdrejtë të subjektit nëse po hartoni një email origjinal
Jini konciz dhe tregoni qartë se për çfarë bëhet fjalë në email në rreshtin e subjektit. Shmangni përdorimin e një fjalie të gjatë ose gjuhë të vrazhdë për ta bërë emailin tuaj të duket më profesional, kështu që marrësi do ta marrë atë më seriozisht. Zgjidhni një temë që nuk është më e gjatë se 5 fjalë dhe shkruani atë në rreshtin e subjektit të emailit.
Për shembull, nëse po i shkruani një email një kolegu për një afat të humbur, mund të përfshini një rresht subjekt që duket si, "Afati i Transportit të Humbur"
Shënim:
Nëse po i përgjigjeni një email -i, siç është një email që ju njofton se jeni refuzuar për një punë të mundshme, përgjigjuni emailit origjinal në vend që të shkruani një të ri në mënyrë që të keni një regjistër të organizuar të korrespondencës tuaj.
Hapi 3. Filloni emailin tuaj me një përshëndetje profesionale për të vendosur tonin
Hapni emailin tuaj me një përshëndetje zyrtare në mënyrë që të jetë e qartë që në fillim se emaili juaj është profesional. Zgjidhni një përshëndetje që është e përshtatshme për marrëdhënien tuaj me personin. Për shembull, nëse jeni në emër të parë me një menaxher të quajtur Matthew Smith, mund të filloni emailin tuaj si, "I dashur Matt".
- Nëse keni një marrëdhënie shumë të hapur dhe rastësore me marrësin, mund të thoni diçka si: "Hej Matt".
- Nëse po i shkruani një email dikujt që nuk e keni takuar kurrë, filloni me "Për kë mund të ketë të bëjë".
- Për emailet në grup me marrës të shumtë që dëshironi të adresoni, thjesht thoni, "Të gjitha".
Hapi 4. Shtoni një kënaqësi të shkurtër për ta mbajtur emailin miqësor
Pasi të përshëndetni marrësin, bëni rreshtin e parë të emailit tuaj një shkëmbim të shkurtër anash ose të këndshëm që tregon se jeni miqësor, por profesionistë. Thuajeni atë shkurt dhe mos kaloni mbi 2 ose 3 rreshta bisedash të vogla para se të arrini te mishi i emailit tuaj.
- Provoni të filloni me diçka të tillë, "Shpresoj të jeni mirë" ose "Shpresoj që ky email t'ju gjejë mirë".
- Nëse marrëdhënia juaj është e rastësishme me personin, mund të përmendni një detaj personal si, "Shpresoj të keni kaluar mirë në koncertin fundjavën e kaluar."
Hapi 5. Thoni zhgënjimin tuaj qartë në trupin e emailit
Pasi të keni vendosur bazën për emailin tuaj me një përshëndetje dhe një kënaqësi të shkurtër, filloni të punoni për të shprehur zhgënjimin tuaj. Tregojuni atyre qartë se si ndiheni, por mbajeni gjuhën tuaj zyrtare dhe shmangni përdorimin e sarkazmës, kërcënimeve ose fyerjeve, në mënyrë që të shfaqeni sa më profesionistë. Renditni të gjitha ankesat tuaja dhe mbajeni trupin e emailit tuaj në 1 paragraf nëse është e mundur në mënyrë që email -i të përqendrohet në temën në fjalë.
- Për shembull, nëse jeni refuzuar për një punë të mundshme, mund të thoni diçka si: "Më vjen keq të dëgjoj që keni vendosur të shkoni në një drejtim tjetër. Mezi prisja rastin, kështu që jam i zhgënjyer në vendimin për të punësuar dikë tjetër."
- Nëse i shkruani një bashkëpunëtori ose punonjësi për të shprehur zhgënjimin tuaj, mund të thoni diçka si: "Më erdhi në vëmendje që politika dhe procedura të caktuara nuk janë ndjekur siç duhet. Politikat ekzistojnë për një arsye, kështu që është zhgënjyese të mësosh se ato janë injoruar."
Hapi 6. Mbani gjuhën dhe tonin tuaj të respektueshëm përgjatë emailit
Përdorni gjuhë formale dhe respektuese për të përcjellë qartë zhgënjimin tuaj pa e bërë marrësin të ndihet sikur po i sulmoni personalisht. Imagjinoni se si do të perceptohej shkrimi nëse do të lexohej nga dikush tjetër ose nëse do të dilte publikisht dhe krijoni që shkrimi juaj të jetë një përfaqësim profesional i vetes tuaj.
- Nëse i dërgoni email një punonjësi ose një menaxheri, është e mundur që emaili juaj të ndahet me njerëz të tjerë, prandaj është e rëndësishme që shkrimi juaj të jetë respektues dhe profesional.
- Për shembull, në vend që të thoni diçka të tillë, "Unë nuk e kuptoj se cili është problemi juaj dhe pse refuzoni të ndiqni procedurën", thoni diçka si: "Siç kemi diskutuar më parë, procedurat janë krijuar për t'i mbajtur të gjithë në të njëjtën gjë faqe, kështu që ato duhet të ndiqen nga të gjithë."
Hapi 7. Përfundoni emailin tuaj në një shënim pozitiv dhe një thirrje për veprim
Përfundoni emailin tuaj duke përfshirë informacione të vlefshme, siç është krijimi i një takimi ose ftimi i marrësit që të vijë tek ju nëse ka ndonjë pyetje. Përfshini edhe disa shënime pozitive. Përmendni gjërat për të cilat jeni të kënaqur ose lavdërojeni personin për diçka që e ka bërë mirë, kështu që ata ndjehen sikur ju nuk jeni vetëm duke e fyer, por keni interesat e tyre më të mira në zemër.
- Për shembull, ju mund t'i thoni intervistuesit tuaj: "Por, jam mirënjohës për mundësinë për të intervistuar me kompaninë tuaj. Ju lutem më tregoni nëse diçka hapet në të ardhmen!"
- Nëse i shkruani një punonjësi ose bashkëpunëtori, provoni diçka si: "Unë e di që ju keni punuar shumë për këtë, thjesht doja t'i sillja në vëmendjen tuaj çështjet që kam, në mënyrë që të keni një sy jashtë për çdo problem të mundshëm në të ardhmen."
Hapi 8. Lexoni email -in me zë të lartë para se ta dërgoni për të dëgjuar se si tingëllon
Merrni një moment për të lexuar të gjithë emailin tuaj me zë të lartë, në mënyrë që të dëgjoni tonin e shkrimit tuaj dhe të korrigjuar për çdo gabim drejtshkrimor ose gramatikor. Nëse gjeni ndonjë gabim, gabim -shkrim ose gjuhë të ngathët, rregullojeni! Nëse toni juaj është shumë i butë ose shumë i ashpër, rregulloni gjuhën në mënyrë që të jetë profesionale, por e fortë. Kur të jeni të kënaqur me të, dërgojeni atë personit për të cilin është menduar.
- Ju gjithashtu mund të kërkoni që një mik apo bashkëpunëtor të lexojë emailin tuaj para se ta dërgoni për t'u siguruar që tingëllon në rregull.
- Gabimet drejtshkrimore ose fjalët që mungojnë me të vërtetë mund të heqin ndikimin e emailit tuaj, kështu që merrni kohën tuaj për të korrigjuar shkrimet tuaja.
Metoda 2 nga 3: Shkrimi i një Letre Formale Ankesash
Hapi 1. Dërgoni një letër një kompanie ose nëse nuk keni qenë në gjendje të merrni një përgjigje
Nëse jeni të zhgënjyer me një produkt ose sjelljen e një kompanie, të shkruani një letër zyrtare që detajon ankesën tuaj është mënyra më profesionale për të komunikuar me ta. Nëse nuk keni qenë në gjendje të kontaktoni me dikë me ndonjë mjet tjetër, përdorni një letër zyrtare si mjetin e fundit për të shprehur zhgënjimin tuaj dhe detajuar çështjet tuaja.
Ju gjithashtu mund të përdorni një letër si përpjekjen e fundit për të provuar se jeni përpjekur të kontaktoni dikë për të diskutuar problemin tuaj me të
Hapi 2. Thoni çështjen tuaj qartë në fjalinë e parë
Çfarëdo që të jetë për të cilën jeni të zhgënjyer, bëjeni të qartë menjëherë duke e vënë atë në fjalinë e parë të letrës suaj. Jini të drejtpërdrejtë dhe konciz dhe tregoni problemin ose ankesën tuaj në mënyrë të qartë dhe profesionale për të vendosur tonin për të gjithë letrën tuaj.
- Për shembull, nëse i shkruani një kompanie për t'u ankuar për një politikë që ju ka prekur, mund të filloni me: "Unë shkruaj për të shprehur zhgënjimin dhe zhgënjimin tim me politikën e kthimit të kompanisë tuaj."
- Nëse po i shkruani një letër dikujt që nuk keni arritur të kontaktoni, provoni të filloni me diçka të tillë, "Unë po e shkruaj këtë letër në lidhje me dështimin tuaj për t'iu përgjigjur pyetjeve të mia në lidhje me depozitimin tim të sigurisë pasi nuk jeni në gjendje të arrini ju me telefon ose email."
Hapi 3. Përdorni trupin e letrës tuaj për të shtuar detaje dhe informacion në lidhje me çështjen tuaj
Pasi të keni deklaruar zhgënjimin dhe çështjen tuaj, përdorni pjesën tjetër të letrës tuaj për të shtuar detaje dhe informacione specifike për të zgjeruar letrën tuaj dhe shpjegoni zhgënjimin tuaj. Përmendni çdo hap që keni marrë për të zgjidhur çështjen tuaj, si dhe përpjekjet që keni bërë për t'iu drejtuar atyre për ndihmë.
Këshillë:
Nëse jeni përpjekur t'i kontaktoni ata ose ata kanë bërë premtime për të adresuar shqetësimet tuaja, përmendni datat në të cilat jeni përpjekur t'i kontaktoni ose ata janë angazhuar për të rregulluar problemin.
Hapi 4. Shmangni gjuhën e zemëruar, sarkastike ose kërcënuese në letrën tuaj
Gjatë gjithë letrës suaj, mbani gjuhën dhe tonin tuaj formal dhe profesional. Asnjëherë mos përdorni fyerje ose gjuhë kërcënuese dhe shmangni sarkazmin në mënyrë që shkrimi juaj të duket sa më profesional.
- Nëse ndonjëherë ju duhet të prodhoni letrën tuaj për një çështje gjyqësore, ju doni ta bëni veten të dukeni sa më profesionistë të mundeni.
- Mallkimi ose përdorimi i gjuhës së dhunshme do t'ju bëjë të dukeni agresivë dhe joprofesionalë.
Hapi 5. Përfshini kopjet e çdo dokumenti të rëndësishëm për ankesën tuaj
Nëse keni fotografi, kontrata ose ndonjë dokument tjetër që mbështet ose dëshmon pretendimet tuaja, bëni një kopje të tyre dhe bashkëngjitini ato në letrën tuaj. Sigurohuni që t'i referoni në letrën tuaj për t'i shtuar edhe më shumë vlefshmëri çdo pretendimi që bëni.
Për shembull, në letrën tuaj mund të thoni diçka si: "Unë i kam bashkangjitur fotografi se si dukej produkti i përfunduar, i cili siç mund ta shihni, është larg të qenit i kënaqshëm."
Hapi 6. Shtoni informacionin tuaj të kontaktit pas përfundimit tuaj
Përfundoni letrën tuaj me një paragraf që përmbledh shqetësimet tuaja kryesore dhe veprimet që dëshironi të ndërmerren për t'i zgjidhur ato. Nëse dëshironi që personi ose kompania të kontaktojë me ju për të provuar të rregullojë problemin ose të diskutojë çështjen më tej, sigurohuni që të përfshini informacionin tuaj të kontaktit në fund.
- Nënshkruani letrën me një mbyllje zyrtare të tillë si, "Me të vërtetë e juaja", "Sinqerisht", ose "Me respekt" e ndjekur nga emri juaj.
- Jepni numrin e telefonit ose adresën e emailit që dëshironi të përdorin për t'ju kontaktuar.
Hapi 7. Dërgoni letrën duke përdorur postë të certifikuar në mënyrë që të nënshkruhet
Përdorni postë të certifikuar ose një mundësi për dërgimin e letrës që kërkon që marrësi të nënshkruajë për të në mënyrë që të keni dëshmi se është marrë. Mbani faturën në rast se ndonjëherë keni nevojë të vërtetoni se u keni shkruar atyre një letër ose sigurojeni atë për një çështje gjyqësore.
Metoda 3 nga 3: Të flasësh me dikë në mënyrë profesionale
Hapi 1. Flisni drejtpërdrejt me dikë nëse nuk e doni atë në procesverbal
Nëse preferoni të shprehni zhgënjimin tuaj pa një gjurmë letre ose pa u shqetësuar për shqyrtimin e mëvonshëm të bisedës tuaj, një bisedë ballë për ballë është rruga për të shkuar. Për më tepër, një bisedë e drejtpërdrejtë me dikë ju lejon të vlerësoni reagimet e tyre dhe shton një prekje më personale.
- Gjithashtu shpesh mund të jetë shumë më shpejt të flasësh thjesht me dikë me të cilin je i zhgënjyer.
- Biseda me dikë ju lejon të përdorni gjuhën tuaj të trupit dhe tonin e zërit për të përcjellë me të vërtetë zhgënjimin ose zhgënjimin tuaj.
Hapi 2. Kërkojini personit që të takohet me ju privatisht për të diskutuar çështjen
Bisedoni me personin larg njerëzve të tjerë në mënyrë që të jeni në gjendje të shprehni veten lirshëm pa i vënë në siklet. Programoni një takim ose kërkoni që ata t'ju takojnë diku si një sallë konferencash, zyre apo edhe një kafene në mënyrë që të jetë më profesionale.
- Thirrni ata ose dërgoni një email për t'i pyetur se cila kohë dhe vend është më e mira për ta.
- Nëse e gjeni veten në një situatë ku nuk mund ta shprehni zhgënjimin tuaj privatisht, përpiquni të qëndroni sa më profesionistë që të mundeni dhe mbani qetësinë në kontroll.
Këshillë:
Nëse keni nevojë të flisni me ta menjëherë, tregoni atyre diçka si: “A keni një moment të shpejtë? Më duhet të flas me ty.”
Hapi 3. Filloni bisedën duke i falënderuar dhe pyetur se si janë
Para se të filloni të shprehni zhgënjimin tuaj, merrni një moment për të falënderuar personin që mori kohën për t'u takuar me ju dhe për të vlerësuar gjendjen shpirtërore të tij. Pyetini ata se si janë dhe nëse janë të gatshëm të flasin me ju për këtë çështje. Nëse ata duken të zemëruar ose të shqetësuar, përpiquni t'i qetësoni ose prisni të flisni me ta më vonë. Nëse ato duken mirë, atëherë vazhdoni dhe filloni të diskutoni problemin ose çështjen tuaj.
- Fillimi në këmbën e djathtë do të ndihmojë që biseda të shkojë pa probleme dhe në mënyrë profesionale.
- Për shembull, mund të filloni duke thënë diçka si: “Faleminderit shumë për kohën tuaj. Nuk do të zgjas shumë, thjesht duhet të diskutoj diçka me ty."
Hapi 4. Thoni ankesën tuaj qartë dhe drejtpërdrejt
Tregojini personit pse jeni të zhgënjyer duke përdorur gjuhë specifike dhe pa emocione. Jini të drejtpërdrejtë dhe objektiv dhe rendisni të gjitha arsyet që jeni të pakënaqur, por shmangni fyerjen e tyre me një listë të keqbërjeve. Përdorni një gjuhë të qetë, profesionale për të përcjellë ndjenjat tuaja dhe për të shmangur ngritjen e zërit ose përdorimin e blasfemive.
- Thirrjet dhe mallkimet vetëm do t'ju bëjnë të dukeni agresivë dhe joprofesionalë.
- Për shembull, tregoni atyre se si ndiheni pa u emocionuar shumë. Ju mund të thoni diçka si: "Kur bëni diçka të tillë, me të vërtetë më bën të ndihem sikur nuk ju intereson se si ndikon tek unë, dhe të jem i sinqertë, është lënduese dhe zhgënjyese.
Hapi 5. Pyetini ata nëse kanë ndonjë pyetje para se të përfundoni takimin tuaj
Pasi të keni shprehur zhgënjimin tuaj dhe të keni shpjeguar arsyetimin tuaj, jepini personit një shans për të folur. Pyetini ata nëse kanë ndonjë pyetje për ju ose nëse nuk janë të qartë për ndonjë gjë që u keni thënë, kështu që nuk ka ndonjë konfuzion. Pastaj, falenderojini përsëri për takimin me ju para se të përfundoni bisedën.
Nëse është e mundur, ofroni zgjidhje ose përmirësime për të ardhmen
Këshilla
- Asnjëherë mos shkruani një email, mos shkruani një letër ose mos bëni një bisedë ndërsa jeni të zemëruar. Merrni disa frymë për të qetësuar veten para se të filloni në mënyrë që të keni një kokë të qartë.
- Shmangni një bisedë me dikë para njerëzve të tjerë. Prisni derisa ata të jenë në dispozicion për të biseduar dhe takuar me ta privatisht.
