Nëse punoni në një zyrë mjekësore, ose po filloni praktikën tuaj, caktimi i takimeve të pacientëve është një nga detyrat tuaja më të rëndësishme. Mbajtja e mirë-organizuar e orarit tuaj të takimeve do të sigurojë që asnjë pacient të mos "humbasë" në sistem dhe që të dy pacientët dhe mjekët të kenë një përvojë të këndshme në zyrë. Ndërkohë, maksimizimi i produktivitetit në orarin tuaj do t'ju lejojë të rezervoni më shumë takime dhe të rrisni të ardhurat e zyrës tuaj.
Hapa
Metoda 1 nga 3: Krijimi i një sistemi të caktimit të takimeve
Hapi 1. Lërini pacientët të rezervojnë takime përmes telefonit, personalisht dhe online
Në këtë mënyrë, do të siguroheni që po merrni sa më shumë pacientë të jetë e mundur dhe të mos humbni asnjë pacient të mundshëm që nuk mund të bëjë takime në një mënyrë të veçantë. Mundësimi i njerëzve për të bërë takime në internet gjithashtu ju lejon të përfitoni nga aksesi 24/7 në internet dhe t'i lini pacientët të rezervojnë takime pas orarit.
- Përveç kësaj efikasiteti të shtuar, pacientët gjithashtu në përgjithësi raportojnë se ndihen më rehat dhe më pak të ngarkuar nga vetë-planifikimi në internet sesa duke bërë takime me telefon.
- Ekziston një larmi e madhe programesh për caktimin e takimeve në internet që mund të blini për t'u përdorur në zyrën tuaj. Disa nga programet më të njohura përfshijnë AppointmentPlus, Booker dhe Thryv. Sigurisht, ju gjithashtu mund të krijoni programin tuaj të planifikimit nëse keni aftësi kodimi dhe zhvillimi!
Hapi 2. Ofroni pacientëve opsione të shumta të afatit kohor për takimin e tyre
Ju do të dëshironi të siguroheni që t’u jepni pacientëve tuaj sa më shumë mundësi që të jetë e mundur, në mënyrë që ata të zgjedhin afatin më të mirë për orarin e tyre të veçantë. Kjo mund të duket e qartë, por është shumë e rëndësishme për t'i mbajtur pacientët tuaj të lumtur dhe për të zvogëluar shansin që ata të anulojnë takimin për shkak të një konflikti kohor.
Për shembull, në vend që të pyesni një pacient nëse e marta në 1:00 punon për ta, jepini atyre mundësinë të zgjedhin çdo hapësirë kohore të disponueshme që funksionon për ta, të tilla si të martën nga 1: 00-2: 00, 2: 00-3: 00, ose 4: 00-5: 00
Hapi 3. Hiqni informacionin e kontaktit të secilit pacient të planifikuar
Ju do të duhet të jeni në gjendje t'i kontaktoni për t'i kujtuar ata për një takim të ardhshëm ose për të riplanifikuar rezervimin e tyre të ardhshëm. Sigurohuni që të kërkoni numrin e telefonit, adresën e postës elektronike dhe adresën postare të personit kur ai të rezervojë takimin e tij të parë.
Nëse personi e bën takimin personalisht ose përmes telefonit, thjesht pyesni atë për këtë informacion. Nëse ata e bëjnë takimin e tyre në internet, sigurohuni që të përfshini një zonë në portalin tuaj online për informacionin e kontaktit të pacientit
Hapi 4. Dërgo pacientëve përkujtues një ditë para emërimit të tyre
Nëse pacientët harrojnë kohën e tyre të takimit dhe nuk shfaqen, kjo çon në një bllok të madh të kohës së humbur në orarin tuaj. Përdorimi i përkujtuesve zvogëlon rrezikun që pacientët të mos paraqiten në takimet e tyre dhe kështu ndihmon në parandalimin e kësaj humbjeje kohe.
- Thirrja ose dërgimi i mesazheve pacientëve është lloji më i mirë i kujtesës, pasi ata kanë më shumë gjasa të vërejnë një telefonatë ose tekst në hyrje sesa të shohin një email të ri në një kohë të shkurtër.
- Përdorimi i një sistemi përkujtues mund të rrisë anulimin dhe riplanifikimin e takimeve të padëshiruara, gjë që mund të bëjë që pacientët të ndihen më të kontrolluar dhe kështu më të kënaqur nga koha e takimit.
Hapi 5. Keni një planifikues të caktuar takimesh për zyrën tuaj
Nëse nuk jeni vetëm përgjegjës për mbajtjen e orarit të takimeve për zyrën tuaj, punësoni ose caktoni dikë që të jetë planifikuesi kryesor i takimeve. Vendosja e përgjegjësisë për caktimin e takimeve me 1 person do të lejojë një procedurë orari më të regjimentuar dhe do të çojë në një orar që pasqyron më mirë nevojat e pacientit dhe preferencat e mjekëve individualë.
Për shembull, nëse 1 person është përgjegjës për caktimin e takimeve, ata mund të përqëndrohen në gjëra të tilla si përputhja e pacientëve të veçantë ose gjendjeve me mjekë të veçantë në vend që të ndajnë vëmendjen e tyre në disa detyra
Metoda 2 nga 3: Testimi i pacientëve brenda orarit
Hapi 1. Gruponi pacientët me kushte ose çështje të ngjashme në të njëjtën ditë
Mjekët në përgjithësi vlerësojnë trajtimin e pacientëve të ngjashëm njëri pas tjetrit, pasi shton qëndrueshmëri në punën e tyre dhe i vendos ata në një mendim mjekësor më të përqendruar. Kështu, organizimi i orarit tuaj të takimeve në këtë mënyrë do t'i bëjë mjekët në zyrën tuaj më të lumtur dhe do t'i lejojë pacientët tuaj të marrin trajtim më efektiv.
Për shembull, nëse ka shumë pacientë që planifikojnë takime për kushtet e lëkurës gjatë një jave të caktuar, përpiquni ta vendosni atë në mënyrë që takimet e tyre të bien të gjitha në të njëjtën ditë të asaj jave
Hapi 2. Përdorni një tabelë provash për të dhënë përparësi takimeve bazuar në seriozitetin
Grafiku duhet të përfshijë kritere të tilla si simptomat e raportuara, urgjencën e takimit dhe kohëzgjatjen e takimit. Kur shtoni një takim të ri në orar, referojuni këtij grafiku për të përcaktuar nëse do të rezervoni takimin në të njëjtën ditë, në ditët e ardhshme ose brenda javëve të ardhshme.
- Për shembull, nëse një person thërret për të bërë një takim dhe raporton simptoma si dhimbje të forta dhe gulçim, futini në orar sa më shpejt të jetë e mundur pasi gjendja e tyre mund të jetë shumë serioze.
- Nëse nuk ka vend në orar për të parë dikë me një gjendje urgjente menjëherë dhe ju duhet të riplanifikoni takimin e një pacienti tjetër, gjithashtu mund të përdorni tabelën për të përcaktuar se cilat takime mund të shtyhen.
Hapi 3. Shmangni rezervimin e dyfishtë të pacientëve të rinj dhe pacientëve me çështje komplekse
Këto takime do të kërkojnë më shumë kohë dhe vëmendje sesa do të kenë nevojë pacientët e kthyer. Në vend të kësaj, planifikoni pacientë "në punë" të cilët kërkojnë pak vëmendje së bashku me pacientët e rinj, në mënyrë që infermierët të mund të kryejnë kontrollin fillestar tek një pacient i ri ndërsa mjeku punon me pacientin e punës.
- Edhe pse rezervimi i dyfishtë në këtë mënyrë mund t'ju ndihmojë të shihni më shumë pacientë në një ditë, mund t'ju çojë në probleme kur lindin rrethana të papritura. Mbani rezervimin e dyfishtë në minimum për të shmangur problemet në linjë.
- Programimi i pacientëve "të punës" është gjithashtu një mjet i mirë për të testuar pacientët bazuar në nevojat e tyre dhe duke lënë më shumë hapësirë takimesh për ata me çështje më serioze.
Hapi 4. Planifikoni orarin tuaj rreth luhatjeve sezonale në nevojat e pacientëve
Bazuar në demografinë e klientelës suaj, me siguri do të shihni që shumë takime të rezervohen në të njëjtën kohë të vitit në mënyrë të rregullt. Përdorni përvojën e kaluar për të parashikuar për këto luhatje sezonale dhe lini hapësirë të përshtatshme në orar për të akomoduar nevojat e pacientëve tuaj.
- Për shembull, mund të shihni një numër të madh njerëzish që planifikojnë kontrolle për fëmijët e tyre në fillim të një viti të ri shkollor, gjë që do t'ju kërkojë të përpiqeni të lini hapësirë për këto takime para dhe pas shkollës çdo ditë.
- Në përgjithësi, periudhat më të ngarkuara të vitit për zyrat e mjekëve përfshijnë fillimin e një viti të ri shkollor (d.m.th., gusht), sezonin e alergjive (d.m.th., prill-qershor) dhe sezonin e gripit (domethënë, tetor-shkurt).
Metoda 3 nga 3: Ruajtja e një Orari Efikas të Emërimeve
Hapi 1. Krijoni një afat kohor javor për të organizuar orarin tuaj përreth
Afati juaj kohor duhet të përfshijë informacione se sa pacientë duhet të caktojë zyra juaj çdo javë, sa orë mund të punojnë anëtarët e stafit dhe sa ditë një pacient mund të presë para se të vizitojë një mjek. Duke pasur këtë informacion në afatin tuaj kohor do t'ju ndihmojë të balanconi nevojat e pacientit me ato të punonjësve të zyrës tuaj.
Për shembull, nëse e dini që tashmë keni planifikuar pacientë të mjaftueshëm për të plotësuar nevojat e zyrës tuaj për një javë, atëherë mund t'i jepni përparësi caktimit të pacientëve që nuk kanë kushte urgjente gjatë javës së ardhshme
Hapi 2. Përdorni caktimin e valëve të modifikuara për të shmangur grumbullimin e pacientëve
Në këtë model planifikimi, takimet e pacientëve grumbullohen afër fillimit të orës dhe fundi i orës lihet i hapur. Me këtë lloj orari, hapësira e hapur në fund të orës punon si një tampon për kur takimet zgjasin më shumë se sa pritej ose shfaqen rrethana të tjera të paparashikuara.
- Modeli i modifikuar i planifikimit të valës do të shkurtojë në mënyrë drastike kohën e pritjes së pacientit, duke çuar kështu në kënaqësinë më të madhe të përgjithshme të pacientit.
- Nëse keni kohë bosh në fund të orës, mund ta përdorni atë kohë për të kapur detyra të tjera në zyrë, të tilla si paraqitja e dokumenteve, bërja e telefonatave, apo edhe mbajtja e takimeve të stafit.
Hapi 3. Përdorni një listë pritjeje për të shmangur humbjen e hapësirës në orar pas një anulimi
Duke pasur një listë pritjeje, ju mund t'i shtoni pacientët në orar në minutën e fundit nëse anulohet një takim i planifikuar më parë. Kjo do të minimizojë sasinë e kohës dhe të ardhurave që zyra juaj do të humbasë kur një pacient ju anulon.
Krijoni listën tuaj të pritjes në një format dixhital dhe vendoseni atë në mënyrë që të dërgoni menjëherë një tekst ose email për pacientët në listë kur hapet një vend i caktuar. Kjo është shumë më efikase sesa të kontaktosh pacientët në listë me telefon
Hapi 4. Vendosni orët e mbërritjes 20 minuta më herët se oraret e takimit
Kjo do t'i japë stafit në stacionin e check-in shumë kohë për të mbledhur të gjithë informacionin e nevojshëm nga një pacient para takimit të tyre të planifikuar me mjekun. Organizimi i kohës së takimeve në këtë mënyrë parandalon llojet e vonesave që mund të hedhin poshtë orarin e një dite të tërë.
