Dosjet personale lehtë dhe shpejt mund të bëhen të paorganizuara. Sa më të paorganizuar të bëhen skedarët tuaj, aq më e vështirë do të jetë që t'i gjeni përsëri në të ardhmen. Për të ndihmuar në bërjen më të lehtë të skedarëve tuaj personal dhe largimin e tyre, do të dëshironi të merrni pak kohë dhe t'i organizoni ato siç duhet. Sistemi i saktë që përdorni do të varet nga ju. Sidoqoftë, ka disa metoda themelore të organizimit të skedarëve personal që mund t'i përdorni për t'ju ndihmuar të rregulloni skedarët tuaj.
Hapa
Pjesa 1 nga 4: Përdorimi i Metodave Themelore të Organizimit
Hapi 1. Mbani të thjeshtë
Qëllimi i krijimit të një sistemi regjistrimi është t'i bëni gjërat më të lehta për veten tuaj. Ju do të dëshironi të shmangni bërjen e sistemit tuaj tepër të ndërlikuar ose konfuz. Mbajtja e sistemit tuaj sa më i thjeshtë që të jetë e mundur do t'ju ndihmojë të regjistroni ose merrni me lehtësi çfarëdo dokumenti që mund t'ju nevojitet për të punuar.
- Dorëzoni vetëm atë që ju nevojitet. Ruajtja e tepërt mund ta bëjë sistemin tuaj të ngathët dhe të vështirë për t’u përdorur.
- Shmangni kompleksitetin e panevojshëm në sistemin tuaj të skedarëve.
- Hidhni skedarët për të cilët jeni të sigurt se nuk keni më nevojë.
Hapi 2. Përdorni sasinë e duhur të thellësisë në sistemin tuaj
Mund të jetë joshëse të krijoni shumë kategori dhe nënkategori të ndryshme që skedarët tuaj të përshtaten. Megjithatë, është një ide e mirë që të bëni vetëm kategori të nivelit të gjerë dhe të përdorni vetëm aq sa ju nevojiten absolutisht. Krijimi i shumë kategorive mund të rezultojë në një sistem depozitimi të ngathët dhe joefikas. Sigurohuni që të krijoni sasinë e duhur të thellësisë organizative në sistemin tuaj për ta mbajtur atë pa probleme.
- Shmangni bërjen e nën-kategorive tepër të detajuara për sistemin tuaj. Për shembull, "Pranimet, Ushqimi, Buka" do të ishin shumë të detajuara për të qenë të dobishme.
- Thjesht të kesh një kategori për faturat mujore ose javore mund të jetë më e përshtatshme për sistemin tuaj të regjistrimit.
- Të kesh një seksion për klientët dhe pastaj t'i rregullosh ato sipas alfabetit është një shembull i një niveli efektiv të thellësisë.
Hapi 3. Bëni skedarët tuaj të lehtë për tu gjetur
Sistemi juaj i regjistrimit do të përfitojë shumë nga të paturit e shenjave të dukshme vizuale që ju bëjnë të ditur saktësisht se ku ruhet diçka. Bërja e qartë e seksioneve të sistemit tuaj të skedarëve do t'ju ndihmojë të gjeni shpejt një artikull ose skedar larg. Mbani në mend disa nga këto këshilla kur i bëni skedarët tuaj të dallohen:
- Përdorni dosje me ngjyra për të treguar kategori ose seksione të caktuara.
- Provoni të mbani një listë të dobishme të ngjyrave dhe kategorive që u keni caktuar atyre.
- Përdorni një krijues etiketash për të etiketuar qartë skedarët tuaj.
- Mbani gjurmët e prerjes së dosjeve tuaja. Provoni të përdorni vetëm një dosje të prerë për secilën kategori ose seksion.
Hapi 4. Mendoni për llojet e kontejnerëve të skedarëve që do t'ju nevojiten
Para se të organizoni skedarët tuaj, do t'ju duhet të gjeni diçka për t'i vendosur ato. Saktësisht se cili lloj kontejnerësh skedarësh përdorni do të varet nga sasia e skedarëve që duhet të ruani, sa të rëndësishme janë ato, dimensionet e dokumenteve dhe frekuenca me të cilën keni nevojë t'i përdorni ato. Shikoni disa nga këto këshilla për të marrë një ide se cilat kontejnerë skedarësh mund të jenë të përshtatshëm për ju:
- Nëse keni nevojë të ruani dokumente shumë të rëndësishme, merrni parasysh blerjen e një ene magazinimi kundër zjarrit.
- Gjetja e vulës së laboratorit të nënshkruesve në një enë mund të tregojë se ena do të mbrojë skedarët tuaj për rreth një orë në një zjarr me temperatura 1700 gradë Fahrenheit.
- Për skedarët e zakonshëm, mund të dëshironi të blini një kabinet bazë të regjistrimit. Për skedarë të ndjeshëm ose konfidencialë, merrni parasysh blerjen e një kabineti dosjeje më të sigurt ose një kasafortë.
- Ju do të dëshironi të siguroheni që ena juaj e depozitimit ka hapësirë të mjaftueshme për të mbajtur të gjithë skedarët tuaj.
- Nëse keni ndonjë dokument me madhësi të pazakontë, kontrolloni që ato të jenë në gjendje të futen në enën tuaj të ruajtjes. Për shembull, dokumentet me madhësi ligjore mund të ndikojnë në madhësinë e dosjes së nevojshme si dhe dimensionet e ruajtjes.
Pjesa 2 nga 4: Organizimi i dokumenteve tuaja
Hapi 1. Mblidhni të gjitha dokumentet tuaja
Para se të filloni të organizoni dokumentet tuaja, do të dëshironi të siguroheni që i keni të gjitha dokumentet tuaja para jush. Mos u shqetësoni se si janë organizuar ose rregulluar skedarët tuaj ende. Tani për tani, mblidhni të gjitha dokumentet që mendoni se duhet të ruhen dhe bëhuni gati për t'i renditur ato.
- Hiqni dokumentet më të vjetra që tashmë i keni renditur. Ju mund të dëshironi t'i riorganizoni ato për t'u përshtatur me sistemin e ri që po krijoni.
- Sigurohuni që i keni mbledhur të gjitha dokumentet tuaja të fundit dhe jeni gati për tu renditur.
Hapi 2. Renditni skedarët tuaj në artikuj aktivë dhe arkivues
Kur organizoni skedarët tuaj, mund të jetë e dobishme t'i formoni ato në dy kategori kryesore: skedarë aktivë me të cilët keni nevojë të punoni dhe skedarë arkivorë që duhet t'i ruani. Kjo do t'ju ndihmojë të përdorni skedarët që përdorni më shpesh dhe të ruani me kujdes skedarët në të cilët nuk do të keni nevojë për qasje të menjëhershme.
- Skedarët aktivë janë dokumente të cilëve ju ende duhet t'i adresoni, referoni ose aksesoni shpesh.
- Dosjet arkivore janë dokumente për të cilat nuk do të keni nevojë në të ardhmen e afërt, por prapëseprapë keni nevojë t'i ruani.
Hapi 3. Krijoni dhe etiketoni kategoritë e duhura për sistemin tuaj
Pasi të keni mbledhur skedarët tuaj në një vend, mund të bëni një inventar të shpejtë të tyre. Ndërsa jeni duke rishikuar skedarët tuaj, merrni parasysh kategoritë e përgjithshme që ato mund të përshtaten. Shkruani këto kategori për të krijuar sistemin bazë organizativ që do të përdorni për skedarët tuaj. Hidhini një sy disa prej këtyre kategorive të zakonshme për të marrë një ide se cilat nga ato mund të dëshironi të përdorni:
- Regjistrime ligjore me nënkategori si certifikatat e lindjes, certifikatat e vdekjes ose dokumentet e martesës.
- Dokumentet financiare që mbulojnë përmbledhjet tuaja financiare të kaluara, informacionin e kartës së kreditit, raportet e kreditit ose përmbledhjet financiare vjetore.
- Regjistrimet e pronës.
- Dokumentet personale të tilla si diplomat, regjistrat e punësimit, të dhënat shëndetësore dhe policat e sigurimit.
Hapi 4. Dorëzoni dokumentet e ruajtjes afatgjatë larg
Vendosni dokumentet që i keni etiketuar si skedarë arkivorë në enën tuaj të ruajtjes afatgjatë. Këto skedarë nuk do të aksesohen shpesh, prandaj sigurohuni që ato të vendosen në kategoritë e tyre të duhura në sistemin e regjistrimit për marrje të mëvonshme. Dosjet arkivore ka të ngjarë të përbëjnë shumicën e dokumenteve tuaja të regjistruara dhe të organizuara.
- Ruajtja afatgjatë mund të ndahet në dy kategori të tjera: skedarë të përhershëm dhe skedarë "të vdekur".
- Dosjet e përhershme mund të përfshijnë dokumente arsimore, dokumente punësimi ose dokumente të tjera të rëndësishme, të cilave mund t'ju nevojitet akoma.
- Skedarët "të vdekur" janë dokumente në të cilët mund të mos keni nevojë të përdorni përsëri. Regjistrimet e vjetra tatimore mund të përshtaten në këtë kategori. Mos harroni, megjithatë, se deklaratat tatimore duhet të mbahen për shtatë vjet.
Hapi 5. Vendosni dokumentet tuaja aktuale në seksionin tuaj të dokumenteve aktive
Dokumentet që do të përdorni shpesh ose ende keni nevojë të rishikoni, do të duhet të vendosen në seksionin tuaj të dokumenteve aktive. Ky seksion në sistemin tuaj të regjistrimit do t'ju lejojë të keni qasje të shpejtë në dokumente që nuk janë plotësisht të gatshëm për arkivim. Më poshtë janë katër kategoritë më të zakonshme të dokumenteve aktive që mund të konsideroni të përdorni:
- Dokumente që kanë ende nevojë për vëmendjen tuaj.
- Dokumente që ju ende duhet të lexoni ose rishikoni.
- Faturat që ju ende duhet të paguani.
- Dokumentet që janë gati për të kaluar në ruajtje afatgjatë.
Pjesa 3 nga 4: Organizimi i Dosjeve Elektronike
Hapi 1. Filloni me kategori të gjera pastaj bëhuni më specifik
Ashtu si me skedarët tuaj fizikë, do të dëshironi të filloni me kategoritë më të gjera në të cilat përshtaten skedarët tuaj. Për shembull, nëse jeni një kontraktues i pavarur, mund të dëshironi të organizoni dosjet tuaja nga punëdhënësi. Kjo do të thotë, krijoni një dosje për secilën prej tyre. Pastaj, duhet t'i ndani skedarët tuaj brenda secilës kategori të gjerë në ato më të vogla. Kjo do të thotë që dosjet e punëdhënësit tuaj mund të ndahen më tej në dosje të ndryshme që përmbajnë informacione për secilin projekt me atë punëdhënës.
- Merrni parasysh të qëndroni të qëndrueshëm brenda secilës kategori të gjerë. Kjo do t'i bëjë skedarët tuaj më të lehtë për t'u gjetur. Për shembull, mund të keni që nën -dosja për secilin projekt të përmbajë skedarë si "dokumentet e projektit", "faturimi" dhe "komunikimet".
- Ju gjithashtu mund të organizoni dosje gjerësisht sipas vitit nëse kjo duket më e lehtë ose më e rëndësishme për skedarët tuaj.
Hapi 2. Skanoni ose shkarkoni skedarë që nuk i keni në mënyrë elektronike
Mund të jetë e dobishme që të gjithë skedarët tuaj të ruhen elektronikisht në një vend. Pavarësisht kohës së kërkuar, duhet të përpiqeni të skanoni sa më shumë nga dokumentet tuaja fizike që të jetë e mundur, në mënyrë që ato të ruhen dhe rezervohen në mënyrë elektronike. Përveç kësaj, sigurohuni që të shkarkoni çdo skedar të mbajtur në internet në vende të tjera, vetëm në rast se faqja e internetit pritëse bëhet e paarritshme kur keni nevojë për skedarët përsëri. Organizoni këto skedarë si çdo tjetër.
Hapi 3. Jepini emrat e veçantë dosjeve tuaja
Emrat e skedarëve duhet të jenë lehtësisht të kuptueshëm dhe unikë. Kjo do të thotë, ju duhet të jeni në gjendje të shikoni emrat e skedarëve tuaj dhe menjëherë të dini se çfarë përmbahet në to. Provoni të përfshini një datë, një shënues të dosjeve që do të përmbajnë skedarin dhe një përshkrues individual. Për shembull, një skedar faturimi i krijuar në qershor 2016 për klientin tuaj X Corp mund të quhet "0616_XCorp_Invoice_2". Kjo do t'ju lejojë të dini saktësisht se çfarë përmban skedari pa marrë kohë për ta hapur atë.
Çfarëdo sistemi që përdorni për të emëruar skedarët tuaj, thjesht sigurohuni që ta bëni këtë në mënyrë të vazhdueshme. Pasi të keni zgjedhur një sistem, qëndroni me të; do të jetë e vështirë të ktheheni dhe të riemërtoni të gjithë skedarët tuaj më vonë
Hapi 4. Kopjoni rregullisht skedarët tuaj
Rreziku kryesor i mbajtjes së skedarëve elektronikë është se informacioni juaj është i ndjeshëm ndaj humbjes përmes një përplasje kompjuteri. Jini të përgatitur për këtë duke bërë kopje rezervë të rregullt të skedarëve tuaj në një shërbim rezervë në internet, CD ose një hard disk të jashtëm. Sigurohuni që t'i etiketoni këto pajisje ruajtëse aq qartë sa i keni etiketuar skedarët tuaj. Nëse keni një makinë të jashtme ose CD, konsideroni t'i mbani ato në një vend të sigurt larg vendbanimit tuaj kryesor për të shmangur një humbje totale nga një zjarr ose fatkeqësi natyrore.
Pjesa 4 nga 4: Ruajtja e sistemit tuaj të regjistrimit
Hapi 1. Vazhdoni me sistemin tuaj
Pasi të keni krijuar sistemin tuaj të mbushjes, do të dëshironi të vazhdoni ta përdorni ashtu siç keni menduar. Duke mbetur shumë prapa, duke injoruar artikujt që duhet të depozitohen ose paraqitja e sendeve në mënyrë të pahijshme mund të zhbëjë të gjithë punën e vështirë që keni bërë. Sigurohuni që jeni duke vazhduar me sistemin tuaj të depozitimit për ta mbajtur atë të funksionojë për ju.
- Herë pas here, kërkimi i skedarëve që nuk janë në vend mund të ndihmojë në mbajtjen e sistemit tuaj në rregull.
- Mos e neglizhoni regjistrimin e dokumenteve tuaja aktive në ruajtjen e dokumenteve arkivore.
Hapi 2. Hiq skedarët e vjetër
Disa skedarë janë të nevojshëm për tu ruajtur larg për një periudhë të gjatë kohore. Sidoqoftë, sistemi juaj i regjistrimit do të jetë në madhësi të kufizuar dhe do t'ju kërkojë që të hiqni rregullisht skedarët që nuk janë më të nevojshëm. Pastrimi i rregullt i sistemit tuaj të skedarëve do të ndihmojë në mbajtjen e atij sistemi në rregull dhe funksionimin e duhur.
- Shumë dokumente të vjetra financiare do të duhet të ruhen me vite.
- Buxhetet e vjetra, pasqyrat financiare ose politikat vjetore mund të kenë nevojë të ruhen për vetëm një vit.
- Heqja e skedarëve të vjetër do të krijojë hapësirë për dokumentet në hyrje.
- Heqja dorë nga skedarët që nuk janë të nevojshëm do ta bëjë më të lehtë gjetjen e dokumenteve që ju nevojiten.
- E njëjta gjë vlen edhe për skedarët elektronikë. Fshini çdo dokument të kopjuar, të vjetëruar ose të panevojshëm nga projektet e mëparshme.
Hapi 3. Arkivoni skedarët e vjetër elektronikë
Skedarët e vjetër që janë akoma të rëndësishëm ose mund të referohen një ditë mund të arkivohen. Kjo do të thotë t'i ruani ato larg sistemit tuaj standard të regjistrimit, por t'i mbani ato të organizuara dhe të arritshme. Merrni parasysh krijimin e një kategorie të gjerë shtesë për skedarët e arkivuar. Zhvendosni skedarët e papërdorur në këtë dosje me formatimin e nën -dosjes së tyre të paprekur. Nëse doni të mbani skedarët e arkivuar jashtë rrugës në ekranin e skedarit tuaj, provoni të vendosni një "z" para emrit të skedarit në mënyrë që të shkojë në fund të renditjes tuaj të skedarëve alfabetikë. Për shembull, mund ta quani "z_archive" ose diçka të ngjashme.
Hapi 4. Thjeshtoni sistemin tuaj të regjistrimit
Rregullimi i dosjeve tuaja dhe mbajtja e tyre në atë mënyrë mund të jenë të dyja të dobishme kur bëhet fjalë për organizimin tuaj personal. Sidoqoftë, gjithmonë do të ketë vend për përmirësim në sistemin tuaj të regjistrimit. Ndërsa vazhdoni të punoni me sistemin tuaj të regjistrimit, vëzhgoni çdo përmirësim që mund të bëni për ta bërë atë edhe më efektiv.
- Ju mund të dëshironi të heqni qafe kategoritë që nuk duket se po përdorni.
- Kategoritë që duket se janë tepër të përdorura mund të kenë nevojë të ndahen në kategori më të vogla.
