Ne të gjithë e dimë se organizimi në punë është i rëndësishëm, por është një luftë e vazhdueshme për shumë njerëz. Besoni apo jo, të qëndrosh i organizuar nuk është aq i frikshëm sa mund të duket. Disa rregullime të shpejta dhe disa zgjidhje të vazhdueshme e bëjnë më të lehtë nga sa mund të kishit menduar ndonjëherë.
Hapa
Metoda 1 nga 4: Menaxhimi i hapësirës dhe kohës tuaj
Hapi 1. Monitoroni aktivitetet tuaja
Kaloni disa ditë duke mbajtur një ditar ose regjistër të aktiviteteve tuaja të përditshme. Kjo do t'ju ndihmojë të shihni saktësisht atë që bëni dhe që as nuk mund ta kuptoni, dhe do t'ju japë një vështrim fillestar në boshllëqet organizative dhe produktivitetin. Ky ushtrim gjithashtu duhet të bëhet duke pasur parasysh synimet tuaja të mëdha. Përmes regjistrit të aktiviteteve, ju mund të shihni se cilat aktivitete mund të jenë humbës të kohës dhe cilat aktivitete në të vërtetë mund të çojnë përpara qëllimet tuaja.
Hapi 2. Përcaktoni kohën tuaj të produktivitetit
Disa prej nesh janë njerëz të mëngjesit, dhe disa prej nesh ngatërrohen me idenë e mëngjesit. Ju tashmë mund të keni një ndjenjë se në cilat periudha të ditës jeni më produktivë. Pavarësisht nëse preferoni mbrëmjet, mëngjeset, drekën ose menjëherë para ose pas orëve të nxitimit të ditës së punës, përfitoni nga ato kohë për të maksimizuar produktivitetin tuaj.
Hapi 3. Përparësoni detyrat tuaja
Ne të gjithë e dimë se disa detyra janë më të rëndësishme se të tjerat, por jo gjithmonë i japim përparësi në përputhje me rrethanat. Pra, zhvilloni një sistem renditjeje duke shënuar ose shënuar detyra të rëndësishme, për shembull, dhe jini të sinqertë dhe fleksibël. Përdorni përkujtues, qoftë përmes një kalendari dixhital ose përmes shënimeve ngjitëse në kompjuterin ose tryezën tuaj. Kushtojini më shumë kohë dhe energji artikujve me përparësi kryesore në listën tuaj. Shembujt përfshijnë detyra të ndjeshme ndaj kohës, siç janë gjërat që duhet të përfundojnë deri në fund të biznesit ose nesër. Ju gjithashtu mund t'i jepni përparësi përgjigjes ndaj klientëve, shefave ose kujtdo tjetër që paguan faturat. Dhe nëse nuk jeni të sigurt për ndjeshmërinë ose rëndësinë e një detyre, është gjithmonë mirë të pyesni.
Hapi 4. Hiqni detyrat e shpejta menjëherë
Jo të gjitha detyrat duhet të prioritizohen dhe planifikohen për një kohë përfundimi të ardhshëm. Disa detyra kërkojnë pothuajse aq kohë për të planifikuar ose planifikuar sa duhet për të arritur. Nëse është kështu dhe ju mund t'i çlironi ato detyra menjëherë, bëjeni me çdo kusht! Trajtimi i detyrave të shpejta menjëherë ndihmon gjithashtu në parandalimin e zvarritjes.
Hapi 5. Menaxhoni rrëmujën dhe materialet e punës
Tavolinat tona kalojnë lehtësisht nga vendet e trazuara në vendet e tornados, duke penguar padyshim organizimin. Disa njerëz madje veprojnë sipas një politike të pastër. Ndërsa kjo nuk është absolutisht e nevojshme, ndërmerrni hapa për të pastruar hapësirën tuaj të punës.
- Zbardhues Hidhni mbeturinat tuaja në plehra dhe futni në mënyrë sistematike materialet tuaja të nevojshme. Pastroni rrëmujë sa herë që të jetë e mundur: gjatë pushimeve gjatë ditës së punës, pushimeve ose midis detyrave.
- Pastroni menjëherë veten. Në këtë mënyrë është në krye të mendjes suaj. Plus, ju shmangni agjitacionin e pashmangshëm që rrëmuja aktuale të bëhet pjesë e rrëmujës tuaj të ardhshme.
- Mbani në dispozicion furnizimet e nevojshme. Jo gjithçka përreth jush është e rrëmujshme, natyrisht. Duke pasur në dispozicion mjetet e nevojshme ju kursen kohë dhe përdorni mirë hapësirën tuaj të çmuar.
Hapi 6. Programoni aktivitetet dhe takimet
Disa njerëz caktojnë vetëm takime, por jo aktivitete në listën e tyre të detyrave. Caktimi i detyrave më të rëndësishme si dhe takimet mund të jenë të dobishme. Ju gjithashtu mund të "grumbulloni" ditët tuaja duke pasur takime vetëm të martave dhe të enjteve, për shembull. Mbani disa vrima në orarin tuaj, si dhe për kohë krijuese për veten tuaj ose për të akomoduar të papriturat.
- Përdorni një organizator dhe kalendar. Këta mund të jenë organizatorë të stilolapsave dhe letrave, ose mund të jenë kalendarë të bazuar në softuer dhe aplikacione ndihmëse personale, të tilla si iCalendar ose Google Now.
- Kategorizoni aktivitetet tuaja. Kategorizimi ose aktivitetet e kodimit të ngjyrave mund t'ju japin një kujtesë të shpejtë vizuale të asaj që është e rëndësishme ku. Për shembull, kategoritë mund të përfshijnë korrespondencë, projekte, ngjarje, takime, stuhi mendimesh, madje edhe pushime ose stërvitje dhe kohë në palestër.
- Thjeshtoni teknologjinë tuaj. Organizatorët online dhe platformat e postës elektronike të tilla si Outlook, për shembull, mund të kombinojnë listat, kalendarët dhe adresat tuaja të detyrave. Kjo jo vetëm që rrit efikasitetin tuaj, por ndihmon në thjeshtimin e të menduarit tuaj.
- Delegoni kudo që të jetë e mundur. Në çmendurinë e ditës së punës, është e lehtë të harrosh që nuk duhet të bësh gjithçka vetë. Delegoni një asistent ose, nëse jeni veçanërisht të mbytur, kërkoni nga një koleg t'ju bëjë mirë dhe t'ju ndihmojë me një detyrë të veçantë. Ju gjithmonë mund t'i paguani ato më vonë kur gjërat ngadalësohen.
Metoda 2 nga 4: Trajtimi i e -mail në mënyrë sistematike
Hapi 1. Kontrolloni email -in në oraret e planifikuara
Jo të gjithë ne duhet të jemi të ngjitur në kutinë tonë postare, pasi shumë mesazhe nuk janë aq të ndjeshëm ndaj kohës sa mund të mendojmë. Nëse punoni në një punë që nuk kërkon përcjellje të menjëhershme të postës elektronike, kontrolloni emailin tuaj në oraret e planifikuara vetëm rreth tre deri në katër herë në ditë.
Hapi 2. Dosja e -mail
Përdorni dosjet dhe flamujt e regjistrimit në avantazhin tuaj në vend që të lejoni që mesazhet të grumbullohen në kutinë tuaj postare. Dosjet dhe nën -dosjet në Outlook, për shembull, ose etiketat e Gmail dhe kutitë hyrëse të shumta mund të jenë një pasuri. Nëse jeni gazetar, për shembull, dosjet tuaja mund të quhen Tregime aktuale, Tregime të Ardhshme, Tregime të Vjetra, Intervista & Burime, dhe Fusha dhe Ide.
Fshi dhe arkivo. Arkivoni korrespondencën e rëndësishme, të vjetër dhe fshini pjesën tjetër. Në shembullin e mësipërm, "Tregime të Vjetra" është dosja e arkivit të gazetarit. Pasi të filloni të fshini emailet e vjetra, do të habiteni se sa e -mail janë më të denjë për koshin e plehrave sesa kabineti i depozitimit. Disa njerëz gjithashtu betohen në "inbox zero", që do të thotë të kesh zero email të palexuar (ose zero email në kutinë tënde hyrëse, periudhë). Përveç përdorimit të dosjeve dhe etiketave, mund të arrini zero në kutinë hyrëse duke përdorur funksionin tuaj të arkivit, duke fshirë emailet e vjetra gjatë kohës së ndërprerjes dhe duke përdorur aplikacione për zbërthimin e postës elektronike
Hapi 3. Përdorni forma të tjera komunikimi kur jeni më efikase
Ndonjëherë një telefonatë e shpejtë mund të bëjë punën e 10 e-mailave para-mbrapa. Nëse është kështu, telefononi! Nëse e dini që një shkëmbim email meriton një diskutim ose do të përfshijë një sasi të madhe para-prapa, ndonjëherë është më mirë të keni një telefonatë. Shpesh do të merrni më shumë detaje përmes telefonit, ndërsa ju dhe pala tjetër në diskutim shmangni hartimin e e-maileve të gjatë dhe që kërkojnë kohë. Ju madje mund t'i dërgoni një koleg një email dhe të thoni: "Kam shumë pyetje për ju në lidhje me këtë. Ndoshta një telefonatë do të ishte më e lehtë. Mund të të telefonoj në 5?"
Hapi 4. Kufizoni ndërprerjet
Ndërsa pushimet strategjike janë të dobishme, ndërprerjet gjatë kohës tuaj të punës nuk janë. Ndërprerjet mund t'ju ngadalësojnë, prishin ritmin tuaj të punës dhe t'ju bëjnë të humbni trenin tuaj të mendimit. Pra, provoni të përdorni mesazhe dhe postë zanore kur e dini që do të jeni shumë të zënë. Këto mjete nuk janë vetëm për rastet kur nuk jeni fizikisht në zyrë; ato mund të përdoren kur jeni shumë të moçalizuar. Shumë njerëz gjithashtu kanë një "politikë të dyerve të hapura", por ju në fakt nuk keni pse ta mbani derën tuaj të hapur gjatë gjithë kohës. Ju madje mund të lini një shënim miqësor në derë duke thënë: "Thirrja e konferencës në progres" ose "E zënë. Kthehuni më vonë ose dërgoni email ju lutem."
Hapi 5. Përdorni cloud
Përllogaritja në re vlen të merret parasysh sepse mund të jetë më e lirë, e shkallëzuar, më efikase dhe përditësohet më lehtë. Përmbajtja e disponueshme në cloud është veçanërisht e dobishme sepse mund të keni qasje në të gjitha pajisjet tuaja: kompjuterë, tableta, smartphone, etj. Ruajtja në re shërben gjithashtu si një formë e dobishme parësore ose dytësore e kopjimit dixhital. Kontrolloni me menaxherin tuaj IT ose ofruesin e softuerit sepse mund të keni tashmë një sasi të caktuar të hapësirës në disk në dispozicion në cloud ose në dispozicion për një tarifë të vogël vjetore.
Hapi 6. Përdorni faqeshënuesit në internet
Shfletuesit kryesorë të gjithë kanë aftësi të shënimit ku mund të ruani dhe organizoni adresat tuaja të preferuara ose më të vizituara në internet për qasje të shpejtë dhe të lehtë. Përfitoni prej tyre në mënyrë që të mos harroni faqet e rëndësishme për të kontrolluar për lajmet ose përditësimet e industrisë.
Metoda 3 nga 4: Përdorimi i kohës në avantazhin tuaj
Hapi 1. Shmangni kryerjen e shumë detyrave
Të gjithë ekspertët duket se bien dakord për këtë. Ndërsa mund të tingëllojë shpejt ose të duket mirë në TV, shumëfishtë nuk është efikase dhe në fakt mund të dëmtojë efektivitetin tuaj organizativ. Në vend të kësaj, kushtojini vëmendjen tuaj të plotë një detyre në të njëjtën kohë, trajtojeni atë dhe kaloni në artikullin tjetër në listën tuaj.
Hapi 2. Krijoni një orar ose orar për veten tuaj
Fatmirësisht, shumica e punëve nuk kërkojnë caktimin e gjithçkaje në ditën tuaj në minutë. Sidoqoftë, mbajtja e një orari bazë të gjërave kryesore dhe detyrave dhe ngjarjeve më të rëndësishme të ditës suaj mund t'ju ndihmojë të mbani detyrën.
- Vendosni afate kohore për aktivitete të caktuara. Disa detyra nuk kërkojnë kufizime kohore, por të tjerat duhet të kenë parametra kohorë për të rritur produktivitetin tuaj. Mendoni për detyrat gjatë ditës suaj që kanë tendencë të marrin më shumë kohë sesa është e nevojshme dhe jepini atyre afate kohore në të ardhmen.
- Buxhetoni kohë shtesë për aktivitete të tjera. Disa detyra, siç keni mësuar nga përvoja, përfundojnë zakonisht duke marrë më shumë kohë sesa pritej, por kjo nuk është domosdoshmërisht një gjë e keqe. Për këto lloj aktivitetesh, dhe për ngjarje dhe takime veçanërisht të rëndësishme, për shembull, caktoni kohë shtesë para dhe pas.
Hapi 3. Përdorni një aplikacion kohëmatës, kronometër ose orë alarmi
Këto mund të jenë mjete efektive kur përdoren me masë. Disa njerëzve u pëlqen të vendosin alarmet e tyre 10, 15 ose 30 minuta para kohe për t'u dhënë atyre paralajmërim paraprak ose kohë tampon para një aktiviteti. Ju gjithashtu mund të vendosni alarmet e kujtesës.
Hapi 4. Shmangni shtyrjen e aktiviteteve
Pyesni veten nëse shtyrja është absolutisht e nevojshme ose nëse kjo dëshirë është vetëm një shembull i zvarritjes. Nëse e ndjeni këtë të fundit, mos e shtyni pushtetin! Sidoqoftë, në rastet kur shtyrja e të gjithë ose një pjese e një aktiviteti është e pashmangshme, sigurohuni që të mbani shënim se ku e keni lënë dhe riplanifikoni me plane konkrete. Përndryshe, mund të dalësh me një plan emergjence. Për shembull, nëse duhet të anuloni një takim personal, ndoshta mund të mbani një telefonatë konferencë ose konferencë në internet në vend.
Metoda 4 nga 4: Qëndroni të shëndetshëm fizikisht dhe mendërisht
Hapi 1. Bëni pushime
Koha e ndërprerjes mendore është e rëndësishme për produktivitetin tonë dhe e shëndetshme për mendjen. Ne ngecemi aq shumë në punën tonë ndonjëherë sa nuk ndalemi për të bërë pushimet e nevojshme. Pushimet na japin pushimin e nevojshëm që përmirëson produktivitetin tonë, por gjithashtu na jep mundësinë të bëjmë një hap prapa dhe të pyesim nëse ajo që kemi bërë është përdorimi më efikas i kohës sonë apo jo.
Hapi 2. Flini më mirë
Pa gjumin e duhur, mund të ndiheni të mërzitur, të lodhur ose letargjikë ditën tjetër, gjë që mund të dëmtojë orarin dhe efikasitetin tuaj në punë. Synoni për shtatë deri në tetë orë gjumë të pandërprerë në natë.
Hapi 3. Mos e krahasoni veten me bashkëpunëtorët
Shumica e punëve të kolegëve tanë janë të ndryshme nga tonat, dhe të gjithë kanë metoda të ndryshme organizimi që funksionojnë për ta. Një metodë që ka kuptim dhe është efikase për një koleg mund të mos jetë metoda më e mirë për ju dhe anasjelltas.
Hapi 4. Pranoni që organizata është një proces i vazhdueshëm
Mos prisni të jeni perfekt. Organizimi është i vazhdueshëm dhe kërkon vëmendje të vazhdueshme. Ju nuk do të jeni të organizuar në mënyrë optimale çdo ditë, por një organizim i vogël shkon shumë për të rritur efikasitetin tuaj.
