Sipas Aktit të Sigurisë dhe Shëndetit në Punë (OSHA), punonjësit tuaj kanë të drejtë të ju dorëzojnë për çdo numër shkeljesh të sigurisë që lidhen me punën, përfshirë përdorimin e materialeve të rrezikshme, mbrojtjen nga zjarri ose ekspozimin ndaj zhurmës. Njohja se si t'i përgjigjeni një ankese OSHA dhe të keni një sërë procedurash në vend, do të ndihmojë kompaninë tuaj të qëndrojë në biznes dhe të plotësojë të gjitha nevojat rregullatore të adresuara nga ankesa.
Hapa
Pjesa 1 nga 4: Reagimi ndaj telefonatës fillestare
Hapi 1. Mos u frikësoni
Marrja e një ankese OSHA ndoshta do të jetë një tronditje për ju, por mos u frikësoni! E tëra çfarë ju duhet të bëni është të qëndroni të qetë dhe me respekt, të dëgjoni me kujdes dhe të ndiqni udhëzimet, të bëni çdo ndryshim të nevojshëm dhe të dërgoni një letër përgjigje që e tregon këtë. Në fakt, ankesa juaj OSHA duhet të zgjidhet brenda pak ditësh.
Hapi 2. Dëgjoni me kujdes
Kur merrni telefonatën fillestare që ju njofton për ankesën OSHA, dëgjoni me shumë kujdes përfaqësuesin në telefon. Shmangni pyetjet! Thjesht bëhuni sa më profesionistë dhe shkruani të gjitha informacionet.
Hapi 3. Përmbahuni nga pranimi ose shpjegimi i ndonjë gjëje
Ndërsa jeni në telefon me përfaqësuesin, përmbaheni nga pranimi, mohimi ose shpjegimi i ndonjë gjëje. Tani nuk është koha për këtë. Thjesht dëgjoni dhe merrni sa më shumë informacion që mundeni. Gjatë kësaj telefonate, mbani gjuhën.
Ju mund të thoni diçka si: "Unë nuk mund t'i konfirmoj ose mohoj këto akuza", ose thjesht, "Nuk është politika jonë e kompanisë të përgjigjet menjëherë"
Hapi 4. Shprehni shqetësimin e vërtetë
Pasi të keni dëgjuar atë që përfaqësuesi ka për të thënë, merrni një moment për të shprehur ndonjë shqetësim të vërtetë, profesional. Ilustroni se ju e merrni këtë ankesë shumë seriozisht.
Ju mund të shprehni shqetësimin tuaj shumë drejtpërdrejt duke thënë "Unë e marr këtë ankesë shumë seriozisht. Siguria e punonjësve të mi dhe vendi i punës është shumë i rëndësishëm për mua."
Hapi 5. Njoftoni qëllimin tuaj për t'u pajtuar
Shpjegoni se keni ndërmend të rishikoni pretendimet me kujdes kur të merrni letrën zyrtare të ankesës dhe të respektoni udhëzimet e deklaruara brenda. Bëjeni të qartë se do të bëni gjithçka që duhet bërë për të zgjidhur këtë ankesë dhe për të korrigjuar situatën.
Ju mund të thoni, "Unë kam çdo qëllim për të parë këtë çështje dhe për të korrigjuar çdo problem sa më shpejt të jetë e mundur."
Hapi 6. Faleminderit përfaqësuesit të OSHA
Në fund të telefonatës tuaj, sigurohuni që të falënderoni përfaqësuesin për kohën e tyre. Kjo ndihmon për të mbyllur komunikimin në një notë pozitive dhe profesionale.
Pjesa 2 nga 4: Përgjigja në Letrën e Ankesës
Hapi 1. Rishikoni standardet OSHA të cituara në letër
Shumë shpejt pas telefonatës suaj, duhet të merrni një korrespondencë faksi nga OSHA. Kjo është letra juaj zyrtare e ankesës. Shqyrtoni këtë letër me shumë kujdes dhe përcaktoni natyrën e ankesës.
Hapi 2. Postoni një kopje të letrës tuaj të ankesës
Sipas udhëzimeve të OSHA, ju duhet të postoni një kopje të letrës tuaj të ankesës në një tabelë njoftimesh të kompanisë, ku të gjithë punonjësit mund ta shohin atë.
- Citimi duhet të qëndrojë i postuar për tre ditë pune (pa përfshirë fundjavat ose festat) ose derisa problemi të korrigjohet.
- Kjo duhet të bëhet edhe nëse kundërshtoni citimin.
Hapi 3. Nënshkruani dhe dërgoni me faks certifikatën tuaj të postimit
"Pasi të keni postuar një kopje të kësaj letre ku mund të shohin punonjësit tuaj, nënshkruani" Certifikatën e Postimit "të përfshirë dhe dërgojeni me faks në numrin e dhënë. Mbani faturën tuaj të faksit si dëshmi.
Hapi 4. Hetoni akuzat
Shikoni çdo element të ankesës OSHA sa më shumë që të jetë e mundur. Edhe nëse jeni të mërzitur nga ankesa, ose nuk vendosni shumë në legjitimitetin e saj, kërkoni ndonjë fushë që duhet të adresohet ose përmirësohet.
Hapi 5. Vendosni planin tuaj të korrigjimit në lëvizje
Pasi të keni hetuar të gjitha problemet e mundshme, hartoni një plan për t'i korrigjuar ato dhe menjëherë vendosni planin tuaj në lëvizje. Regjistroni çdo ndryshim të rëndësishëm përmes fotografive, faturave ose dokumentacionit tjetër.
Pjesa 3 nga 4: Hartimi i Letrës suaj të Përgjigjes
Hapi 1. Veproni shpejt
Ju duhet të hartoni letrën tuaj të përgjigjes jo më shumë se tre ditë pas marrjes së letrës tuaj të ankesës. Pasi të jetë marrë ankesa, ju keni vetëm pesë ditë për të adresuar plotësisht situatën dhe për të paraqitur një përgjigje, kështu që mos humbni kohë.
Hapi 2. Përdorni një format të qartë
Shikoni me kujdes mënyrën e formatimit të letrës tuaj të ankesës, vini re formulimin e përdorur dhe kushtojini vëmendje tonit. Ju do të dëshironi të përputheni si me formatin ashtu edhe me tonin e letrës që keni marrë.
- Adresoni letrën tuaj që pasqyron informacionin në letrën e ankesës që keni marrë (përfshirë emrin e përfaqësuesit që firmosi letrën tuaj të ankesës).
- Përfshini numrin tuaj zyrtar të ankesës në rreshtin e subjektit.
- Përshtatni përshëndetjen e letrës tuaj me atë të përdorur në letrën e ankesës.
- Tregoni qëllimet tuaja me letrën (p.sh., për të adresuar pretendimet dhe për të paraqitur gjetjet tuaja) në hyrjen tuaj.
Hapi 3. Kufizoni veten në fakte
Në pjesën e mbetur të letrës suaj, tregoni faktet sa më thjeshtë dhe qartë që të mundeni. Ky nuk është vendi për të folur keq për një punonjës, të përpiqeni të mohoni akuzat ose të përpiqeni të fajësoni të tjerët. Ankesa juaj do të zgjidhet më shpejt nëse thjesht adresoni akuzat dhe shpjegoni se çfarë keni bërë për të korrigjuar situatën.
Për shembull, ju mund të thoni, "Më 5 nëntor, mora ankesën OSHA numër 2845. Gjatë dy ditëve të ardhshme, ne hetuam citimet 1-3 dhe vendosëm veprime korrigjuese. Më 7 nëntor, ne korrigjuam citimin 1 (përdorim i pahijshëm të kapakut të tymit) duke zëvendësuar pajisjet (shiko faturën dhe foton e bashkangjitur)"
Hapi 4. Siguroni dokumentacionin
Dërgoni letrën tuaj së bashku me çdo dokument shtesë që do t'ju ndihmojë të mbyllni çështjen tuaj. Kjo mund të përfshijë porositë e blerjes, faturat, rezultatet e monitorimit, informacionin e kontaktit të shitësit/kontraktorit, fotografi ose ndonjë dokument tjetër që verifikon ndryshimet që keni bërë.
Hapi 5. Dërgoni letrën
Organizoni që letra të dërgohet me Postë të Çertifikuar (me kërkesë për nënshkrim fature), ose me korrier privat. Mos harroni për afatin tuaj pesë-ditor!
Hapi 6. Telefononi dhe ndiqni
Nëse nuk keni dëgjuar asgjë për ankesën tuaj deri në fund të tre ditëve të punës pas datës së parashikuar të marrjes, telefononi dhe ndiqni. Bëni gati numrin tuaj të çështjes dhe kërkoni një raport të statusit.
Hapi 7. Përgatituni për një inspektim
Shtë e mundur që një inspektor OSHA të shfaqet pa paralajmëruar në objektin tuaj. Jini të sjellshëm, profesionistë dhe të sjellshëm dhe përgjigjuni vetëm pyetjeve specifike të adresuara nga inspektori.
Hapi 8. Paguani ndonjë gjobë
Në varësi të natyrës dhe ashpërsisë së ankesës, gjithashtu mund t'ju kërkohet të paguani një gjobë. Ky dënim duhet të paguhet brenda 15 ditëve të punës nga marrja e citimit duke dërguar një çek direkt në OSHA. Derisa pagesa juaj të merret, rasti juaj nuk do të zgjidhet.
Pjesa 4 nga 4: Kontestimi i një ankese OSHA
Hapi 1. Kërkoni një konferencë joformale
Nëse po konsideroni të kundërshtoni ankesën tuaj, inkurajohet fuqimisht që të telefononi dhe të kërkoni një konferencë joformale me një përfaqësues lokal të OSHA. Gjatë kësaj konference, ju do të jeni në gjendje të merrni një kuptim më të mirë të natyrës së shkeljes tuaj, të diskutoni metodat për korrigjim, të diskutoni opsionet e zgjidhjes, dhe ndoshta edhe të zgjidhni citimet dhe ndëshkimet e diskutueshme.
Kjo mund të bëhet gjithashtu nëse qëllimi juaj është të pajtoheni plotësisht, ose nëse nuk jeni të sigurt se çfarë kursi duhet të merrni
Hapi 2. Hartoni dhe paraqisni një "Njoftim për Qëllimin e Konkursit
Nëse keni arritur në përfundimin se ndonjë element i ankesës është i pabazuar, ose nëse nuk pajtoheni me tarifën e caktuar ose datën e zvogëlimit, duhet të paraqisni një Njoftim Zyrtar të Qëllimit të Konkursit brenda 15 ditëve pune nga marrja e citimit tuaj. Letra juaj duhet të deklarojë saktësisht se çfarë po kontestohet-citimi, një pjesë e citimit, shuma e tarifës ose data e zvogëlimit-sa më qartë që të mundeni. Pastaj dërgoni këtë njoftim me postë të certifikuar.
Për shembull, ju mund të thoni, "Unë dëshiroj të kundërshtoj citimin dhe dënimin e propozuar për pikat 2 dhe 3 të citimit të lëshuar më 5 nëntor 2015."
Hapi 3. Prisni që OSHRC të caktojë një seancë dëgjimore
Sapo të merret Njoftimi juaj për Qëllimin e Konkursit, çështja juaj do të jetë zyrtarisht në proces gjyqësor. Datat e zbutjes dhe tarifës suaj do të pezullohen derisa të merret një vendim dhe rasti juaj i përcillet OSHRC. OSHRC është një agjenci e pavarur e ndarë nga Departamenti i Punës. OSHRC do të caktojë një seancë për rastin tuaj.
Hapi 4. Merrni pjesë në seancë
Pasi të jetë caktuar data juaj e dëgjimit, do të dëshironi të filloni përgatitjen për dëgjimin tuaj dhe sigurohuni që të mund të merrni pjesë. Ju mund të dëshironi të merrni këshill juridik, i cili do t'ju ndihmojë të paraqisni rastin tuaj. Punëdhënësit dhe punonjësit kanë të drejtë të marrin pjesë në këtë seancë.
Hapi 5. Zgjidhni të pranoni ose apeloni vendimin
Në këtë seancë do të merret një vendim, ose duke mbështetur citimin fillestar dhe tarifat, duke i modifikuar ato për të marrë parasysh kontestimin tuaj specifik, ose duke i hedhur poshtë ato. Secila palë atëherë ka mundësinë të pranojë vendimin ose të paraqesë një apel për hetime të mëtejshme nga KShDNj. Nëse çështja ende nuk është zgjidhur, atëherë do të kalojë në Gjykatën Federale të Qarkut.
Këshilla
- Respektoni të drejtat e punonjësve tuaj për të paraqitur një ankesë OSHA. Seksioni 11 (c) i Ligjit për Sigurinë dhe Shëndetin në Punë ndalon çdo biznes të lëshojë një punonjës ose të hakmerret ndaj tij ose saj për shkak të fishkëllimës ose paraqitjes së një ankese për OSHA.
- Mos bëni pyetje ose bëni justifikime kur merreni me OSHA. Përkundrazi, jini të drejtpërdrejtë dhe konciz me komunikimin tuaj me ta dhe merreni vetëm me ankesën në fjalë.
- Nëse një hetues OSHA shfaqet në biznesin tuaj, nuk jeni të detyruar t'i lejoni ata të hyjnë derisa i gjithë personeli menaxhues të jetë në vend. Njoftoni të gjithë recepsionistët dhe rojet e sigurisë për këtë fakt.
- Nëse kjo çështje nuk zgjidhet shpejt, ju mund të dëshironi të merrni një këshilltar ligjor.
