Ndryshimet në procedurat e vendit të punës në përgjithësi prodhojnë rezultate pozitive, duke kursyer kohën dhe paratë e kompanisë ose duke promovuar një mjedis pune më pozitiv. Ndryshimi është emocionues për ata që përshtaten me të lehtë, por për disa punonjës ndryshimi mund të jetë i panjohur, shqetësues, apo edhe frikësues. Ata mund ta kenë të vështirë të pranojnë të panjohurën, duke shkaktuar shqetësim, ose mund të zhvillojnë ankth për respektimin e politikave të reja. Si udhëheqës në vendin e punës, është puna juaj të siguroheni që çdo tranzicion të shkojë sa më mirë që të jetë e mundur. Të mësosh se si të prezantosh dhe zbatosh procedura të reja në vendin e punës do të ndihmojë punonjësit tuaj të kalojnë në ndryshime në mënyrë efektive duke ruajtur një moral të lartë në vendin e punës.
Hapa
Pjesa 1 nga 3: Hartimi i Ndryshimeve Procedurale
Hapi 1. Jini të vetëdijshëm për kostot
Nëse po zbatoni një ndryshim procedural për të kursyer para gjatë viteve të ardhshme, mund të duket si një zgjedhje e qartë. Por nëse ky ndryshim do të kërkojë një instalim të kushtueshëm të pajisjeve të reja, një ri-trajnim të rëndësishëm të personelit ose punësimin e punonjësve të rinj për të marrë role të reja, mund t'ju duhet të krahasoni kostot për të parë nëse ato tejkalojnë kursimet dhe përfitimet afatgjata. Bisedoni me një kontabilist për kostot relative kundrejt kursimeve afatgjata për të përcaktuar nëse kompania juaj mund të përballojë zbatimin e këtyre ndryshimeve, ose provoni të bëni një analizë të thjeshtë kosto-përfitim.
- Një analizë kosto-përfitim krahason kostot e parashikuara me përfitimet e parashikuara për të përcaktuar planin më të mirë, më kosto-efikas.
- Për të kryer një analizë të thjeshtë kosto-përfitim, ndani një fletë letre në dy kolona. Listoni përfitimet në një kolonë dhe kostot në kolonën tjetër. Krahasoni dy listat për të parë se cila mënyrë veprimi është më e dobishme dhe me kosto efektive.
Hapi 2. Bëjeni të lehtë prezantimin
Edhe nëse ndryshimet procedurale që po futni do të ndryshojnë rrënjësisht mënyrën se si funksionon biznesi juaj, është e rëndësishme t'i bëni ato ndryshime të lehta për t'u prezantuar dhe zbatuar. Nëse është e mundur, përpiquni të zbatoni ndryshimet e reja në faza ose faza. Në atë mënyrë punonjësit tuaj do ta kenë më të lehtë të përshtaten dhe përshtaten me procedurat e reja.
Nëse është e mundur, zbatoni ndryshimet në një mënyrë që lejon punonjësit të përshtaten hap pas hapi. Provoni të tronditni ndryshimet e reja procedurale gjatë disa javëve apo edhe muajve për të lejuar përshtatjen optimale
Hapi 3. Matni suksesin e tij
Ndryshime të rëndësishme procedurale duhet të bëhen për një arsye. Pasi të keni përcaktuar pse po i bëni ato ndryshime, është e rëndësishme të gjeni një mënyrë për të matur suksesin relativ të ndryshimeve. Nëse ndryshimet supozohet të kursejnë kostot, atëherë bëni një krahasim të kostos për të vlerësuar se sa efektive kanë qenë ndryshimet pas disa muajsh. Nëse ndryshimet supozohet të përmirësojnë kënaqësinë e klientit, atëherë merrni sondazhe dhe mbani një sy në numrin e klientëve të kthyer që janë të kënaqur me ndryshimet që keni bërë.
Merrni parasysh përdorimin e një mjeti financiar falas ose me kosto të ulët për të ndjekur suksesin e kompanisë tuaj para dhe pas zbatimit të ndryshimeve. Mund të gjeni mjete falas në internet si inDinero ose Corelytics, ose të regjistroheni në një shërbim mujor më të thelluar nga të njëjtët ofrues
Hapi 4. Keni një plan arratisjeje
Padyshim që shpresa juaj me ndryshimet e reja procedurale është që do t'i bëjë gjërat më mirë në vendin e punës. Por çfarë bëni nëse e kundërta përfundon duke ndodhur? Çdo plan i mirë për ndryshimet procedurale duhet të ketë një plan rezervë ose, nëse gjithçka tjetër dështon, një plan shpëtimi për të braktisur ndryshimet krejtësisht.
- Vendosni nëse do të ktheheni në procedurat e vjetra në rast se ndryshimet e reja dështojnë, ose nëse do të zbatoni një plan rezervë. Nëse zgjidhni një plan rezervë, keni plane konkrete në vend për çdo rast.
- Ju mund të dëshironi të shmangni thënien e punonjësve tuaj se keni një plan rezervë ose që mund të ktheheni në procedurat e vjetra. T’u thuash atyre këto gjëra mund të të bëjnë të dukesh i dobët ose joefektiv si udhëheqës, dhe kjo mund të rrisë rezistencën e punonjësve ndaj ndryshimeve nëse ata e dinë se kundërshtimi i mjaftueshëm vokal do t’i kthejë gjërat përsëri në atë që ishin.
Pjesa 2 nga 3: Ruajtja e Konfidencës dhe Kontrollit
Hapi 1. Përcillni vizionin tuaj
Nëse besoni se ndryshimet procedurale që po bëni do të përmirësojnë kompaninë dhe/ose vendin e punës, komunikoni këtë. Lërini punonjësit tuaj të dinë se si e imagjinoni kompaninë një vit nga tani dhe përcaktoni strategjitë (përfshirë këto ndryshime procedurale) që do të ndihmojnë që kompania të shkojë aty ku besoni se duhet të jetë.
- Ndani vizionin tuaj me punonjësit tuaj. Jini të qartë dhe konciz në përshkrimin e asaj që dëshironi për kompaninë tuaj.
- Kuptoni punonjësit tuaj.
- Fuqizoni punonjësit tuaj duke i lënë ata të shprehin mendimet, shqetësimet dhe reagimet e tyre të përgjithshme mbi ndryshimet që po propozoni. Sidoqoftë, mos e humbni strukturën organizative të kompanisë tuaj.
- Vendosni nëse do të ishte më mirë të komunikoni vizionin tuaj dhe të njoftoni ndryshimet personalisht ose përmes postës elektronike. Çështjet e urgjencës dorëzohen më së miri personalisht, dhe mesazhet e shkruara/me email mund të injorohen lehtësisht.
K TSHILL PR EKSPERT
Lily Zheng, MA
Diversity, Equity & Inclusion Consultant Lily Zheng is a Diversity, Equity, and Inclusion Consultant and Executive Coach who works with organizations around the world to build more inclusive and innovative workplaces for all. Lily is the author of Gender Ambiguity in the Workplace: Transgender and Gender-Diverse Discrimination (2018) and The Ethical Sellout: Maintaining Your Integrity in the Age of Compromise (2019). Lily earned her MA in Sociology from Stanford University.
Lily Zheng, MA
Diversity, Equity & Inclusion Consultant
Help prepare the workforce ahead of time
Leading up to a procedural change in the workplace, share information about why that change is occurring, if you can. That will help reduce some of the anxiety that can occur around change.
Hapi 2. Shitet ndryshimi
Pavarësisht se çfarë ndryshimesh procedurale në vendin e punës po përpiqeni të zbatoni, mund të mos jetë e mjaftueshme që thjesht t'u thoni punonjësve tuaj "Kështu do të jetë tani e tutje." Si udhëheqës, është roli juaj për të udhëhequr, dhe kjo do të thotë t'i lini punonjësit tuaj 100%prapa jush. Pasi të keni njoftuar ndryshimet, shitini ato tek punonjësit tuaj. Ndihmojini ata të kuptojnë pse ato ndryshime janë të mira për kompaninë dhe, në fund të fundit, të mira për punonjësit.
- Lërini punëtorët tuaj të dinë motivimin tuaj (ose të kompanisë) për zbatimin e këtyre ndryshimeve. Nëse ndryshimet do të kursejnë para, atëherë thuajeni kështu. Nëse ata do të krijojnë një mjedis më të mirë pune, atëherë njoftoni të gjithë. Pavarësisht se cili është motivimi, bëni të qartë se përparësitë e këtyre ndryshimeve do të tejkalojnë kostot dhe problemet e zbatimit.
- Vini në dukje pse mënyra e vjetër e të bërit të gjërave ishte e pahijshme ose joefektive. Të kesh një kontrast të qartë mund ta bëjë më të lehtë për punonjësit të kuptojnë pse ky ndryshim ishte i nevojshëm.
Hapi 3. Hiq çdo pasiguri
Një nga arsyet më të mëdha që punonjësit i rezistojnë ndryshimit është frika që ata ndjejnë për të panjohurën. Nëse ka ndonjë pasiguri rreth asaj se si do të funksionojë biznesi i përditshëm, ose në lidhje me rolet shumë specifike që ju dhe punonjësit tuaj do të luani në këto ndryshime, do t'ju duhet të hiqni ato pasiguri. Ju mund ta bëni këtë duke parashikuar pyetje, dyshime dhe frikëra që mund të kenë punonjësit tuaj dhe duke i lehtësuar ato para se të dalin.
- Jini të përpiktë në planifikimin tuaj se si do të funksionojë biznesi dhe çfarë (nëse ka) ndryshime do të shfaqen në rolet e punonjësve tuaj. Lërini ata të dinë që rolet e tyre nuk do të ndryshojnë, ose nëse rolet e tyre do të ndikohen në çfarëdo mënyre, atëherë jini të qartë për këtë që nga fillimi.
- Mundohuni të kornizoni ndryshimet procedurale në një mënyrë që punonjësit t'i shohin ato ndryshime si një përmirësim në mënyrën se si ata punojnë. Nëse hiqni dyshimin që rrethon njoftimet e paqarta procedurale dhe i kornizoni ato ndryshime si një mënyrë për të krijuar një mjedis më të mirë pune ose një rend më të qetë të operacioneve, punonjësit tuaj ka shumë të ngjarë të jenë më në bord.
K TSHILL PR EKSPERT
Lily Zheng, MA
Diversity, Equity & Inclusion Consultant Lily Zheng is a Diversity, Equity, and Inclusion Consultant and Executive Coach who works with organizations around the world to build more inclusive and innovative workplaces for all. Lily is the author of Gender Ambiguity in the Workplace: Transgender and Gender-Diverse Discrimination (2018) and The Ethical Sellout: Maintaining Your Integrity in the Age of Compromise (2019). Lily earned her MA in Sociology from Stanford University.
Lily Zheng, MA Konsulente për Diversitet, Barazi dhe Përfshirje
Pajtohet eksperti ynë:
Ndërsa zbatohen ndryshimet procedurale dhe vendosen rregulla ose udhëzime të reja, jini të qartë se cilat aspekte të ndryshimit do të jenë të panegociueshme dhe cilat kanë fleksibilitet të integruar në to. Për shembull, ju mund të thoni,"
Hapi 4. Koha e duhur
Disa ekspertë të biznesit këshillojnë që koha e një njoftimi procedural mund të jetë faktori më i madh në marrjen e punonjësve në bord. Nuk ka asnjë rregull të qartë se kur është koha e duhur, pasi çdo situatë dhe vend pune është i ndryshëm, por të qenit i vetëdijshëm për mënyrën se si ndryshimet ndikojnë tek punonjësit tuaj mund t'ju ndihmojë të kaloni njoftimin dhe zbatimin pak më mirë.
- Nëse procedurat e reja do të kërkojnë trajnim shtesë, përpiquni të vini kohën në zbatimin e atyre procedurave në një mënyrë që t'u japë punonjësve tuaj kohë të përshtatshme për t'u përgatitur. Për shembull, mos shpallni procedura të reja të Premten nëse hyjnë në fuqi të hënën tjetër. Kjo mund të kërkojë që punonjësit të vijnë gjatë fundjavës për stërvitje ose të përpiqen të kuptojnë gjërat ditën kur ndryshimet do të shfaqen.
- Nëse është e mundur, njoftoni ndryshimet procedurale disa javë para se ato të ndodhin. Kjo do t'i japë të gjithëve një shans për të lexuar procedurat e reja, për të kuptuar se si ndryshojnë nga ato të vjetrat dhe për të mësuar se si të bëjnë ndryshimet e nevojshme.
Pjesa 3 nga 3: Zbatimi i Ndryshimeve
Hapi 1. Mos e humbni identitetin e kompanisë tuaj
Ndryshimet procedurale janë zakonisht të mira, por ato nuk duhet të jenë aq radikale sa punonjësit tuaj të mos e njohin më kompaninë - të paktën jo brenda natës. Mos harroni se përveç ngushëllimit në të njohurit, shumë nga punonjësit tuaj mund të jenë besnikë dhe të përkushtuar ndaj kompanisë për imazhin/identitetin e saj ose misionin e saj origjinal. Okshtë mirë që këto aspekte të zhvendosen përmes një plani afatgjatë, por bërja e ndryshimeve rrënjësore për një periudhë të shkurtër kohe mund të tjetërsojë ose alarmojë punonjësit tuaj më besnikë.
Hapi 2. Kërkoni të dhëna
Shkalla e kënaqësisë së punonjësve tuaj do të jetë një nga matësit më të mirë se sa efektive kanë qenë ndryshimet. Disa punonjës, natyrisht, do t'i rezistojnë ndryshimit pavarësisht se çfarë ndodh, por punonjësve të tjerë mund t'u pëlqejë drejtimi i përgjithshëm, ndërkohë që kanë rezerva se si zbatohen ato ndryshime.
- Një mënyrë e thjeshtë për të siguruar kënaqësinë e punonjësve dhe për të vlerësuar çdo ndryshim të ardhshëm që mund të jetë i nevojshëm është të pyesni punonjësit për reagime mbi ndryshimet. Lërini ata të dinë se ndërsa ju mund të mos jeni të hapur për të përmbysur ndryshimet, ju vlerësoni kontributin dhe bashkëpunimin e punonjësve kur bëhet fjalë për mënyrën e zbatimit të këtyre ndryshimeve.
- Merrni parasysh formimin e një grupi pune ose komiteti për të kërkuar reagime se si po zbatohen ndryshimet dhe jepni informacion se si ndryshimet mund të zbatohen më me sukses.
Hapi 3. Shpërblejeni performancën e punonjësve
Një mënyrë për të ndihmuar në punësimin e punonjësve me ndryshime të reja procedurale është krijimi i qëllimeve afatshkurtra për punonjësit tuaj dhe shpërblimi i atyre që i përmbushin ato qëllime. Mund të duket si një lëvizje e parëndësishme, por mund të ndihmojë në krijimin e mbështetjes për ndryshimet dhe të ngjall një dëshirë të fortë për të zbatuar ato ndryshime.
Këshilla
- Merrni punonjësit tuaj në bord dhe përfshini ndryshimet në procedura sa më shpejt që të jetë e mundur.
- Mundohuni të kërkoni ndihmë nga punonjësit me pjesën e planifikimit ose zbatimit të këtij procesi.
- Inkurajoni fleksibilitetin në vendin e punës. Sa më mirë që punonjësit tuaj të përshtaten me ndryshimet, aq më i lehtë do të jetë ky proces për të gjithë.
